Status

Continu

Stand van zaken (indicator)

G

Stand van zaken (toelichting)

Op 23 januari 2020 keurden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het kader voor organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen goed, ter vervanging van het kader van VVSG. Sindsdien stellen we ons jaarverslag organisatiebeheersing op aan de hand van de Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen en leggen dit ieder jaar voor aan de raad zoals decretaal bepaald. Het jaarverslag organisatiebeheersing 2022 werd op 29 juni 2023 voorgelegd aan onze raadsleden ter kennisname. Voor het opzetten van een zelfevaluatie en de opmaak van een bijhorend actieplan voor de komende jaren willen we beroep doen op een externe partner.

In 2020 liep er een audit Informatiebeveiliging vanuit Audit Vlaanderen binnen onze organisatie die interessante werkpunten opleverde voor het nieuwe Informatieveiligheidsplan dat op 25 februari 2021 werd goedgekeurd door de raad. Dit wordt opgevolgd door onze Informatieveiligheidscel. Heel wat werkpunten werden al uitgevoerd sindsdien. Zie A40211 Informatieveiligheid voorop in het verwerken van persoonsgegevens van burgers.

In het voorjaar van 2021 werd binnen onze organisatie ook een interne bevraging opgezet om onze communicatiewerking kritisch te bekijken (zie A30225). Op basis van deze input werd in 2021 onder begeleiding van een externe communicatieconsultant een communicatieraad opgestart met vertegenwoordiging vanuit het college/vast bureau, het managementteam en de communicatiedienst. De voorgestelde oplossingen worden opgevolgd. Zo kadert de verspreiding van het nieuwe tweemaandelijkse infomagazine Schakel en een tweewekelijkse nieuwsbrief sinds 2023 in een nieuwe werking binnen de dienst.

In 2022 werd een nieuw regionetwerk Organisatiebeheersing voor onze regio opgestart met bijhorend informatieplatform voor deelnemende lokale besturen. De dienst Organisatie neemt hieraan deel om good practices op te pikken of zelf te delen, vragen te stellen en onderwerpen op de agenda te plaatsen. Volgende thema’s kwamen al aan bod: informatieveiligheid, organisatiebeheersing, werken met indicatoren, dienstverleningsconcept, …

 

In het najaar van 2023 werd de opdracht gegeven aan een extern bureau om ons te begeleiden bij de opmaak van onze omgevingsanalyse in voorbereiding van het nieuwe meerjarenplan, met inbegrip van een nieuw vertrekpunt voor de werking rond kwaliteit via het kader van organisatiebeheersing. Het interne luik van de omgevingsanalyse wordt een nieuwe zelfevaluatie op vlak van organisatiebeheersing. In het voorjaar van 2024 werd intern een digitale bevraging opgezet waarbij de thema’s van de Leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen werden bevraagd bij collega's verspreid over de hele organisatie. De resultaten werden vervolgens besproken in werksessies met een zelfevaluatieteam (managementteam). De focus lag hierbij op het detecteren van risico’s, sterke en verbeterpunten in de organisatie en het bepalen van prioritaire toekomstige opportuniteiten. Op basis van deze resultaten willen we de komende jaren werk maken van de belangrijkste verbetermaatregelen. 

Op 20 juni 2023 nam de raad kennis van het jaarverslag organisatiebeheersing en het jaarverslag informatieveiligheid 2022 en op 2 maart 2023 van het jaarverslag klachtenbehandeling 2022. 

In het kader van onze omgevingsanalyse in voorbereiding van de nieuwe bestuursperiode en het nieuwe meerjarenplan werd in samenwerking met een externe partner ook een traject rond organisatiebeheersing doorlopen in 2024. Voor onze interne analyse werd een digitale vragenlijst gestuurd aan de hand van de Leidraad van Audit Vlaanderen naar een aantal medewerkers binnen verschillende diensten van onze organisatie. Op basis van deze resultaten werd in verschillende werksessies met het managementteam gepeild naar onze sterktes en zwaktes als organisatie. Deze zelfevaluatie leverde een zicht op de prioriteiten voor de komende jaren. Dit moet nog worden uitgewerkt in een implementatieplan.

Tijd (indicator)

G

Tijd

Geld (indicator)

G

Geld

Rekening 2023 Rekening 2024 (A)MJP 2024 v_2024005